Collecter : consiste à recueillir les documents publics ou privés auprès d’administration et détenteurs d’archives privées. (Ici, les services de la CCES et des communes).

Classer : les archives sont classées selon un cadre de classement qui s’organise par grandes thématiques. Le tri des documents (documents à conserver ou à éliminer) s’effectue en respectant les instructions de tir du Service Interministérielle des Archive de France

Conserver : la conservation est soumise à une réglementation (durée imposée par la loi) et des normes (température, taux d’humidité, locaux sécurisé) afin de conserver de façon pérenne les documents.

Communiquer : Consiste à mettre les documents en fonction de leur communicabilité (date fixée par la loi a laquelle le document peur être librement communicable) et de leur état matériel de conservation à disposition du public dans la salle de lecture.

La mutualisation[1] c’est la possibilité aux communes de déposer des archives au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives.

La mutualisation s’effectue dans le cadre d’une convention qui détermine le périmètre d’action de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties, le niveau de services attendu, les moyens   de fonctionnement et les compétences.

Le diagnostic fourni par la Communauté de Communes de l’Est de la Somme est gratuit. Il permet l’évaluation de l’état sanitaire de conservation des archives mais aussi du travail de tri et de classement à envisager.

Une 1^ère expérience fut réaliser pour la commune de Rouy-Le-Petit, le tri et le classement ainsi qu’un récolement fut réalisé sur une base d’une journée par semaine.

Pour obtenir votre diagnostic prendre contact cliquer ici

[1] Loi Création, architecture et patrimoine (CAP) 7 juillet 2016 notamment les art. 60-61 complété par le décret du 23 mai 2017.