Un fonds d’archives est l’ensemble des documents qu’une personne physique ou moral, a produit ou reçu dans l’exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservé en vu d’une utilisation éventuelle.
Le tri des archives se fait à l’aide des circulaires de tri interministérielle ainsi que les tableaux de gestion [1] afin de savoir si les documents doivent être conservés ou éliminés et permettre le classement du fonds.
Le classement est une procédure consistant à regrouper les archives conformément au plan de classement et permettre la rédaction de l’inventaire en suivant les normes de description archivistiques.
NB : La communication des archives publiques est régie par le Code du patrimoine (art. L213-1 à L213-8) modifié par la loi du 15 juillet 2008 relative aux archives. Les archives publiques sont communicables de plein droit. Toutefois, des délais légaux de non-communicabilité s’appliquent à certaines catégories de documents.
[1] Tableau indiquant pour chaque type de document, la durée de conservation imposée par le droit ainsi que le sort des documents à l’expiration de cette durée.
